1. Chi siamo
La presente Informativa sulla privacy è emessa da Halogen Systems Inc. (“Halogen Systems”, “noi” o “nostro”), una società del Nevada con uffici principali in 8985 Double Diamond Pkwy, Unit B10, Reno, NV 89521, United States. Siamo il titolare del trattamento delle informazioni personali raccolte tramite i nostri siti web halogensys.com e halogensystems.com (insieme, i “Siti”), i nostri portali clienti e i nostri prodotti e servizi (collettivamente, i “Servizi”).
2. Informazioni che raccogliamo
2.1 Informazioni che ci fornisci
- Informazioni di contatto e richiesta — nome, indirizzo email, numero di telefono, nome dell’azienda, qualifica professionale e qualsiasi messaggio o contenuto che invii tramite i nostri moduli di contatto, richieste di preventivo o download di contenuti ad accesso riservato.
- Informazioni dell’account — credenziali e informazioni identificative che fornisci quando ti registri a un portale clienti, allo strumento di tracciamento ordini Where's My Stuff, al portale dei rappresentanti di vendita o ai servizi di formazione.
- Informazioni sulle transazioni — indirizzi di fatturazione e spedizione, ordini di acquisto, richieste RMA, riferimenti dei pagamenti e relativa corrispondenza. Non raccogliamo né conserviamo numeri completi delle carte di pagamento; i pagamenti sono elaborati da fornitori di servizi di pagamento terzi.
- Assistenza e comunicazioni — registrazioni delle tue comunicazioni con noi, inclusi ticket di assistenza, email, chiamate registrate (ove lecito e comunicato) e messaggi inviati tramite chat o strumenti di feedback.
- Preferenze di marketing — il tuo stato di iscrizione a newsletter o aggiornamenti sui prodotti e le tue interazioni con le nostre email di marketing (aperture, clic).
2.2 Informazioni raccolte automaticamente
- Dati del dispositivo e della connessione — indirizzo IP, tipo e versione del browser, sistema operativo, tipo di dispositivo, preferenze linguistiche, URL di provenienza e marcature temporali.
- Dati di utilizzo — pagine visualizzate, collegamenti cliccati, tempo trascorso, percorsi di navigazione, ricerche e download.
- Registrazione delle sessioni e mappe di calore — tramite Microsoft Clarity raccogliamo registrazioni anonimizzate di come i visitatori interagiscono con i nostri Siti (movimenti del mouse, scorrimento, clic, navigazione delle pagine). Clarity maschera per impostazione predefinita i dati inseriti nei moduli e il testo identificativo personale. Puoi disattivare questa funzione tramite il nostro banner di consenso ai cookie.
- Cookie e tecnologie simili — consultate la nostra Informativa sui cookie per l’elenco completo dei cookie che utilizziamo e per sapere come gestirli.
2.3 Informazioni provenienti da terzi
Possiamo ricevere informazioni su di te da partner commerciali, rappresentanti di vendita, distributori, fonti pubbliche (come registri di approvvigionamento delle aziende idriche), fornitori di arricchimento dei dati (come ZoomInfo) e piattaforme di social media quando interagisci con noi attraverso di esse.
2.4 Informazioni sensibili
Non raccogliamo intenzionalmente informazioni personali sensibili (come documenti di identità ufficiali, numeri di conti finanziari, informazioni sanitarie, dati biometrici o geolocalizzazione precisa). Ti preghiamo di non inviarci tali informazioni attraverso i nostri moduli o comunicazioni.
3. Come utilizziamo le tue informazioni
Utilizziamo le informazioni personali per le seguenti finalità:
- Per rispondere alle tue domande, richieste di preventivo e ticket di assistenza.
- Per fornire, gestire e mantenere i nostri prodotti, portali e Servizi.
- Per elaborare ordini, spedire prodotti, gestire RMA e fornire il monitoraggio degli ordini.
- Per inviarti comunicazioni transazionali (conferme d’ordine, aggiornamenti sulle spedizioni, avvisi di servizio) e, ove tu abbia aderito o ove consentito dalla legge, comunicazioni di marketing sui nostri prodotti, contenuti tecnici ed eventi.
- Per inviare SMS/messaggi di testo ove tu abbia fornito il numero di telefono e il consenso, per le finalità che hai accettato (come rispondere alla tua richiesta o inviarti aggiornamenti richiesti). La frequenza dei messaggi può variare e possono applicarsi tariffe per messaggi e dati. Puoi revocare l’adesione in qualsiasi momento rispondendo STOP oppure rispondere HELP per assistenza.
- Per analizzare come vengono utilizzati i nostri Siti e Servizi, risolvere problemi tecnici e migliorare l’esperienza utente e la qualità dei contenuti.
- Per proteggere la sicurezza dei nostri Siti, prevenire frodi, far rispettare i nostri Termini e adempiere agli obblighi legali.
- Per svolgere attività aziendali interne, tra cui contabilità, audit e rendicontazione.
4. Basi giuridiche del trattamento (SEE, Regno Unito e Svizzera)
Se ti trovi nello Spazio economico europeo, nel Regno Unito o in Svizzera, ci basiamo sulle seguenti basi giuridiche ai sensi del GDPR e delle leggi equivalenti:
- Consenso — per cookie non essenziali, registrazione delle sessioni ed e-mail di marketing. Può revocare il consenso in qualsiasi momento.
- Esecuzione di un contratto — per evadere ordini, consegnare prodotti, fornire accesso ai portali e rispondere alle richieste di assistenza.
- Interessi legittimi — per gestire i nostri Siti, proteggere i nostri Servizi, comunicare con contatti commerciali e perseguire lo sviluppo commerciale coerentemente con le tue ragionevoli aspettative.
- Obbligo legale — per rispettare le leggi fiscali, contabili, sul controllo delle esportazioni e altre leggi applicabili.
5. Come condividiamo le tue informazioni
Non vendiamo le tue informazioni personali. Condividiamo informazioni con le seguenti categorie di destinatari, soltanto ove necessario:
- Fornitori di servizi che trattano informazioni per nostro conto, tra cui:
- HubSpot (CRM, moduli di contatto, email marketing)
- Google LLC (Google Analytics, Google Ads, Google Workspace)
- Microsoft Corporation (Microsoft 365, Microsoft Clarity)
- Vercel Inc. (hosting del sito web e analisi)
- Oracle NetSuite (ERP, gestione ordini)
- FedEx e UPS (tracciamento e consegna delle spedizioni)
- Sanity.io (gestione dei contenuti — quando attivato)
- Fireflies, Canva, Notion, monday.com, Stripe e strumenti aziendali simili che utilizziamo per operare
- Distributori e rappresentanti commerciali autorizzati nella vostra regione, ove necessario per rispondere alla vostra richiesta o evadere un ordine.
- Consulenti professionali — consulenti legali, commercialisti, revisori e assicuratori.
- Acquirenti — se Halogen Systems è coinvolta in una fusione, acquisizione, riorganizzazione o vendita di attività, le tue informazioni potrebbero essere trasferite nell’ambito di tale operazione, fatte salve le protezioni standard di riservatezza.
- Autorità governative e giudiziarie — quando richiesto dalla legge, da un’ordinanza del tribunale, da una citazione o per proteggere i nostri diritti, beni o sicurezza oppure quelli di altri.
5.1 Informazioni relative alla telefonia mobile e SMS
Nessuna informazione relativa al cellulare sarà condivisa con terze parti o affiliati per finalità di marketing o promozionali. Tutte le categorie sopra indicate escludono i dati di adesione e il consenso dell’originatore della messaggistica di testo; queste informazioni non saranno condivise con terze parti.
6. Trasferimenti internazionali di dati
Halogen Systems ha sede negli Stati Uniti e molti dei nostri fornitori di servizi operano negli Stati Uniti e in altri paesi. Se accedi ai nostri Siti o Servizi da fuori degli Stati Uniti, le tue informazioni saranno trasferite, trattate e conservate negli Stati Uniti e potenzialmente in altre giurisdizioni.
Per i trasferimenti di dati personali dallo Spazio economico europeo, dal Regno Unito o dalla Svizzera verso gli Stati Uniti o altri paesi che non sono stati riconosciuti come garanti di un livello adeguato di protezione dei dati, facciamo affidamento su garanzie appropriate, incluse le clausole contrattuali standard (SCC) della Commissione europea e l’Addendum del Regno Unito sul trasferimento internazionale dei dati, integrate da ulteriori misure tecniche e organizzative ove richiesto.
7. Per quanto tempo conserviamo le tue informazioni
Conserviamo le informazioni personali soltanto per il tempo necessario alle finalità indicate in questa Informativa, tra cui:
- Richieste e contatti commerciali — generalmente fino a 36 mesi dalla tua ultima interazione con noi, dopodiché eliminiamo o anonimizziamo i dati salvo che sussista un rapporto commerciale continuativo.
- Registrazioni dei clienti — per la durata del rapporto commerciale più il periodo richiesto dalle leggi fiscali, di garanzia e contabili applicabili (tipicamente 7 anni).
- Dati di marketing — fino alla tua disiscrizione o altra opposizione, più una breve conservazione nell’elenco di esclusione per rispettare la tua scelta.
- Analisi web e registrazioni delle sessioni — generalmente fino a 14 mesi (Google Analytics) e 1 anno (Microsoft Clarity).
- Registri legali e di conformità — per il periodo richiesto dalla legge applicabile.
8. I tuoi diritti
A seconda della tua ubicazione, potresti avere i seguenti diritti riguardo ai tuoi dati personali:
- Il diritto di accedere alle informazioni personali che conserviamo su di te.
- Il diritto di correggere informazioni inesatte o incomplete.
- Il diritto alla cancellazione (fatti salvi gli obblighi legali e contrattuali di conservazione).
- Il diritto di limitare il trattamento o di opporvisi.
- Il diritto alla portabilità dei dati.
- Il diritto di revocare il consenso in qualsiasi momento.
- Il diritto di presentare un reclamo a un’autorità di controllo.
Per esercitare questi diritti, contattateci all’indirizzo info@halogensys.com. Risponderemo entro il termine previsto dalla legge applicabile (generalmente 30 giorni). Potremmo dover verificare la vostra identità prima di dare seguito alla richiesta.
9. Residenti in California (CCPA / CPRA)
Se risiedi in California, hai diritti aggiuntivi ai sensi del California Consumer Privacy Act (CCPA), come modificato dal California Privacy Rights Act (CPRA):
- Diritto di sapere — quali categorie e specifiche informazioni personali abbiamo raccolto su di te, le fonti, le finalità e le categorie di terze parti con cui le abbiamo condivise.
- Diritto di cancellazione — le tue informazioni personali, fatte salve le eccezioni legali.
- Diritto di rettifica — informazioni personali inesatte.
- Diritto di opporsi alla “vendita” o alla “condivisione” per pubblicità comportamentale tra contesti diversi. Non vendiamo informazioni personali dietro corrispettivo monetario. Possiamo “condividere” informazioni limitate con partner pubblicitari (come Google e LinkedIn) per finalità pubblicitarie; potete opporvi tramite il banner di consenso ai cookie o inviando un’e-mail a info@halogensys.com.
- Diritto di limitare l’uso di informazioni personali sensibili — non utilizziamo informazioni personali sensibili oltre quanto consentito dal CCPA.
- Diritto alla non discriminazione — non negheremo servizi, non applicheremo prezzi diversi né forniremo una diversa qualità di servizio perché hai esercitato i tuoi diritti.
Potete presentare una richiesta verificabile del consumatore inviando un’e-mail a info@halogensys.com con oggetto “California Privacy Request.” I rappresentanti autorizzati possono presentare richieste accompagnate da prova dell’autorizzazione.
10. Segnali "Do Not Track"
Alcuni browser offrono un segnale “Do Not Track”. Non esiste consenso nel settore su come rispondere a questi segnali; attualmente non modifichiamo le nostre pratiche in risposta ai segnali DNT. Rispettiamo i segnali Global Privacy Control (GPC) dove richiesto dalla legge.
11. Minori
I nostri Siti e Servizi non sono rivolti a minori di 16 anni e non raccogliamo consapevolmente informazioni personali di minori. Se ritieni che abbiamo raccolto inavvertitamente informazioni di un minore, contattaci e le elimineremo.
12. Sicurezza
Utilizziamo misure tecniche e organizzative commercialmente ragionevoli progettate per proteggere le informazioni personali da accesso, divulgazione, alterazione o distruzione non autorizzati. Queste misure comprendono crittografia in transito (TLS), controlli di accesso, formazione dei dipendenti, limitazione della frequenza delle richieste e revisione continua della sicurezza. Tuttavia, nessun sistema è perfettamente sicuro e non possiamo garantire una sicurezza assoluta.
13. Collegamenti a terzi
I nostri Siti possono contenere collegamenti a siti web e servizi di terze parti che non controlliamo. Non siamo responsabili delle pratiche sulla privacy di tali terze parti. Consulta le loro informative sulla privacy prima di fornire informazioni personali.
14. Modifiche alla presente Informativa
Possiamo aggiornare periodicamente questa Informativa sulla privacy. Pubblicheremo l’Informativa modificata su questa pagina con una nuova data «Ultimo aggiornamento». Se apportiamo modifiche sostanziali, forniremo un avviso aggiuntivo (come un banner sui nostri Siti o un’email agli utenti registrati). L’utilizzo continuato dei Servizi dopo la data di efficacia costituisce accettazione dell’Informativa modificata.
15. Contatti e reclami
Se hai domande, dubbi o reclami sulla presente Informativa sulla privacy o sul trattamento dei tuoi dati personali, contatta il nostro team privacy:
Halogen Systems Inc.
All’attenzione del team Privacy
8985 Double Diamond Pkwy, Unit B10
Reno, NV 89521, USA
Email: info@halogensys.com
Telefono: 775.832.0495
I residenti nello SEE/Regno Unito possono anche presentare un reclamo alla propria autorità locale di controllo della protezione dei dati. Attualmente non siamo tenuti a designare un rappresentante nell’UE, ma collaboreremo con le autorità di controllo come richiesto dalla legge.