1. Qui nous sommes
La présente Politique de confidentialité est publiée par Halogen Systems Inc. (« Halogen Systems », « nous » ou « notre »), une société du Nevada dont les bureaux principaux sont situés au 8985 Double Diamond Pkwy, Unit B10, Reno, NV 89521, United States. Nous sommes responsables du traitement des informations personnelles recueillies par l’intermédiaire de nos sites web halogensys.com et halogensystems.com (ensemble, les « Sites »), de nos portails clients et de nos produits et services (collectivement, les « Services »).
2. Informations que nous collectons
2.1 Informations que vous nous fournissez
- Informations de contact et de demande — nom, adresse e-mail, numéro de téléphone, nom de l’entreprise, fonction et tout message ou contenu envoyé via nos formulaires de contact, demandes de devis ou téléchargements de contenu à accès conditionné.
- Informations sur le compte — identifiants et informations d’identification fournis lors de l’inscription à un portail client, à l’outil de suivi des commandes Where’s My Stuff, au portail des représentants ou aux services de formation.
- Informations de transaction — adresses de facturation et de livraison, bons de commande, demandes RMA, références de paiement et correspondance associée. Nous ne recueillons ni ne conservons les numéros complets de cartes de paiement ; les paiements sont traités par des prestataires tiers.
- Assistance et communications — traces de vos communications avec nous, notamment tickets d’assistance, e-mails, appels enregistrés (lorsque cela est légal et signalé) et messages envoyés via les outils de discussion ou de commentaires.
- Préférences marketing — votre statut d’abonnement aux newsletters ou informations produits et vos interactions avec nos e-mails marketing (ouvertures, clics).
2.2 Informations collectées automatiquement
- Données de l'appareil et de la connexion — adresse IP, type et version de navigateur, système d’exploitation, type d’appareil, préférences linguistiques, URL de provenance et horodatages.
- Données d’utilisation — pages consultées, liens cliqués, temps passé, parcours de navigation, recherches et téléchargements.
- Enregistrement de session et cartes thermiques — via Microsoft Clarity, nous recueillons des enregistrements anonymisés des interactions des visiteurs avec nos Sites (mouvements de souris, défilement, clics, navigation). Clarity masque par défaut les saisies des formulaires et les textes identifiants. Vous pouvez vous y opposer via notre bannière de consentement.
- Cookies et technologies similaires — consultez notre Politique relative aux cookies pour la liste complète des cookies que nous utilisons et les moyens de les gérer.
2.3 Informations provenant de tiers
Nous pouvons recevoir des informations vous concernant de partenaires commerciaux, représentants, distributeurs, sources publiques (telles que les dossiers d’achat des services des eaux), fournisseurs d’enrichissement de données (tels que ZoomInfo) et plateformes de réseaux sociaux lorsque vous interagissez avec nous par leur intermédiaire.
2.4 Informations sensibles
Nous ne recueillons pas intentionnellement de données personnelles sensibles (identifiants officiels, numéros de comptes financiers, données de santé, données biométriques ou géolocalisation précise). Veuillez ne pas nous transmettre ces informations dans nos formulaires ou communications.
3. Comment nous utilisons vos informations
Nous utilisons les informations personnelles aux fins suivantes :
- Pour répondre à vos demandes d’information, de devis et d’assistance.
- Pour fournir, exploiter et entretenir nos produits, portails et Services.
- Pour traiter les commandes, expédier les produits, gérer les RMA et fournir le suivi des commandes.
- Pour vous envoyer des communications transactionnelles (confirmations de commande, mises à jour d’expédition, avis de service) et, lorsque vous y avez consenti ou lorsque la loi le permet, des communications commerciales sur nos produits, contenus techniques et événements.
- Pour envoyer des SMS lorsque vous avez fourni votre numéro et consenti, aux fins choisies, comme répondre à votre demande ou envoyer les mises à jour sollicitées. La fréquence peut varier et des frais de messages et données peuvent s’appliquer. Vous pouvez vous désinscrire à tout moment en répondant STOP ou demander de l’aide en répondant HELP.
- Pour analyser l’utilisation de nos Sites et Services, résoudre les problèmes techniques et améliorer l’expérience utilisateur et la qualité des contenus.
- Pour protéger la sécurité de nos Sites, prévenir la fraude, faire respecter nos Conditions et satisfaire à nos obligations légales.
- Pour mener les opérations internes de l’entreprise, notamment la comptabilité, les audits et les rapports.
4. Bases juridiques du traitement (EEE, Royaume-Uni et Suisse)
Si vous vous trouvez dans l’Espace économique européen, au Royaume-Uni ou en Suisse, nous nous fondons sur les bases juridiques suivantes au titre du RGPD et des lois équivalentes :
- Consentement — pour les cookies non essentiels, l’enregistrement des sessions et les e-mails marketing. Vous pouvez retirer votre consentement à tout moment.
- Exécution d’un contrat — pour exécuter les commandes, livrer les produits, fournir l’accès aux portails et répondre aux demandes d’assistance.
- Intérêts légitimes — pour exploiter nos Sites, sécuriser nos Services, communiquer avec les contacts professionnels et développer nos activités conformément à vos attentes raisonnables.
- Obligation légale — pour respecter les lois fiscales, comptables, de contrôle des exportations et les autres lois applicables.
5. Comment nous partageons vos informations
Nous ne vendons pas vos informations personnelles. Nous partageons les informations avec les catégories suivantes de destinataires, uniquement selon les besoins :
- Prestataires de services qui traitent des informations pour notre compte, notamment :
- HubSpot (CRM, formulaires de contact, marketing par e-mail)
- Google LLC (Google Analytics, Google Ads, Google Workspace)
- Microsoft Corporation (Microsoft 365, Microsoft Clarity)
- Vercel Inc. (hébergement du site web et analyses)
- Oracle NetSuite (ERP, gestion des commandes)
- FedEx et UPS (suivi et livraison des expéditions)
- Sanity.io (gestion de contenu — lorsque activé)
- Fireflies, Canva, Notion, monday.com, Stripe et outils professionnels similaires utilisés pour notre activité
- Distributeurs et représentants commerciaux autorisés dans votre région, lorsque cela est nécessaire pour répondre à votre demande ou exécuter une commande.
- Conseillers professionnels — conseillers juridiques, comptables, auditeurs et assureurs.
- Acquéreurs — si Halogen Systems participe à une fusion, acquisition, réorganisation ou vente d’actifs, vos informations peuvent être transférées dans cette opération, sous réserve des protections habituelles de confidentialité.
- Autorités gouvernementales et judiciaires — lorsque la loi, une décision de justice ou une assignation l’exige, ou pour protéger nos droits, biens ou sécurité, ou ceux d’autrui.
5.1 Informations mobiles et SMS
Aucune information mobile ne sera partagée avec des tiers ou affiliés à des fins marketing ou promotionnelles. Toutes les catégories ci-dessus excluent les données d’inscription et de consentement de l’émetteur de SMS ; ces informations ne seront partagées avec aucun tiers.
6. Transferts de données internationaux
Halogen Systems est établie aux États-Unis et nombre de ses prestataires y opèrent ainsi que dans d’autres pays. Si vous accédez à nos Sites ou Services depuis l’étranger, vos informations seront transférées, traitées et stockées aux États-Unis et éventuellement dans d’autres juridictions.
Pour les transferts de données personnelles de l’Espace économique européen, du Royaume-Uni ou de Suisse vers les États-Unis ou d’autres pays non reconnus comme offrant une protection adéquate, nous nous appuyons sur des garanties appropriées, notamment les clauses contractuelles types (CCT) de la Commission européenne et l’avenant britannique aux transferts internationaux de données, complétées si nécessaire par des mesures techniques et organisationnelles supplémentaires.
7. Combien de temps conservons-nous vos informations
Nous ne conservons les informations personnelles que pendant la durée nécessaire aux finalités de la présente Politique, notamment :
- Demandes et prospects — généralement jusqu’à 36 mois après votre dernière interaction avec nous, puis nous supprimons ou anonymisons les données, sauf relation commerciale en cours.
- Dossiers clients — pendant la durée de notre relation commerciale, plus la période requise par les lois fiscales, de garantie et comptables applicables (généralement 7 ans).
- Données marketing — jusqu’à votre désinscription ou opposition, plus une courte conservation sur une liste d’exclusion pour respecter votre choix.
- Analyses web et enregistrements de sessions — généralement jusqu’à 14 mois (Google Analytics) et 1 an (Microsoft Clarity).
- Documents juridiques et de conformité — pendant la durée exigée par la loi applicable.
8. Vos droits
En fonction de votre emplacement, vous pouvez disposer des droits suivants concernant vos informations personnelles :
- Le droit d’accéder aux informations personnelles que nous détenons vous concernant.
- Le droit de rectifier des informations inexactes ou incomplètes.
- Le droit à l’effacement (sous réserve des obligations légales et contractuelles de conservation).
- Le droit de limiter le traitement ou de s’y opposer.
- Le droit à la portabilité des données.
- Le droit de retirer votre consentement à tout moment.
- Le droit de déposer une réclamation auprès d’une autorité de contrôle.
Pour exercer ces droits, contactez-nous à info@halogensys.com. Nous répondrons dans le délai prévu par la législation applicable (généralement 30 jours). Nous pourrons avoir besoin de vérifier votre identité avant de donner suite à votre demande.
9. Résidents de Californie (CCPA / CPRA)
Si vous résidez en Californie, vous disposez de droits supplémentaires en vertu du California Consumer Privacy Act (CCPA), modifié par le California Privacy Rights Act (CPRA) :
- Droit de savoir — quelles catégories et informations personnelles précises nous avons recueillies à votre sujet, leurs sources, leurs finalités et les catégories de tiers avec lesquels nous les avons partagées.
- Droit à l’effacement — vos informations personnelles, sous réserve des exceptions légales.
- Droit de rectification — des informations personnelles inexactes.
- Droit de refuser la « vente » ou le « partage » — à des fins de publicité comportementale intercontextuelle. Nous ne vendons pas d’informations personnelles contre rémunération. Nous pouvons « partager » des informations limitées avec des partenaires publicitaires (tels que Google et LinkedIn) à des fins publicitaires ; vous pouvez vous y opposer via la bannière de consentement aux cookies ou par courriel à info@halogensys.com.
- Droit de limiter l’utilisation des informations personnelles sensibles — nous n’utilisons pas les informations personnelles sensibles au-delà de ce qui est autorisé par le CCPA.
- Droit à la non-discrimination — nous ne refuserons pas de services, ne facturerons pas de prix différents et ne fournirons pas une qualité de service différente parce que vous avez exercé vos droits.
Vous pouvez soumettre une demande vérifiable de consommateur par courriel à info@halogensys.com avec pour objet « California Privacy Request. » Les mandataires autorisés peuvent soumettre des demandes accompagnées d’une preuve d’autorisation.
10. Signaux « Do Not Track »
Certains navigateurs proposent un signal « Do Not Track ». Il n’existe aucun consensus sectoriel sur la réponse à ces signaux ; nous ne modifions actuellement pas nos pratiques en réponse aux signaux DNT. Nous respectons les signaux Global Privacy Control (GPC) lorsque la loi l’exige.
11. Enfants
Nos Sites et Services ne s’adressent pas aux enfants de moins de 16 ans, et nous ne recueillons pas sciemment leurs données personnelles. Si vous pensez que nous avons recueilli par inadvertance des informations concernant un enfant, contactez-nous et nous les supprimerons.
12. Sécurité
Nous utilisons des mesures techniques et organisationnelles commercialement raisonnables conçues pour protéger les données personnelles contre accès, divulgation, modification ou destruction non autorisés. Elles comprennent chiffrement en transit TLS, contrôles d’accès, formation du personnel, limitation du débit de requêtes et examen continu de la sécurité. Aucun système n’est parfaitement sûr et nous ne garantissons pas une sécurité absolue.
13. Liens tiers
Nos Sites peuvent contenir des liens vers des sites et services tiers que nous ne contrôlons pas. Nous ne sommes pas responsables des pratiques de confidentialité de ces tiers. Veuillez consulter leurs politiques de confidentialité avant de leur communiquer des données personnelles.
14. Modifications de cette politique
Nous pouvons actualiser cette Politique de confidentialité. Nous publierons la version révisée sur cette page avec une nouvelle date de « Dernière mise à jour ». En cas de modification importante, nous fournirons un avis supplémentaire, par exemple une bannière sur les Sites ou un e-mail aux utilisateurs inscrits. Poursuivre l’utilisation après la date d’effet vaut acceptation de la Politique révisée.
15. Contact et réclamations
Si vous avez des questions, préoccupations ou réclamations concernant cette politique de confidentialité ou notre traitement de vos informations personnelles, contactez notre équipe chargée de la confidentialité :
Halogen Systems Inc.
À l'attention de l'équipe chargée de la confidentialité
8985 Double Diamond Pkwy, unité B10
Reno, NV 89521, États-Unis
E-mail : info@halogensys.com
Téléphone : 775.832.0495
Les résidents de l’EEE/Royaume-Uni peuvent également déposer une plainte auprès de leur autorité locale de contrôle de la protection des données. Nous ne sommes actuellement pas tenus de désigner un représentant de l'UE, mais nous coopérerons avec les autorités de contrôle comme l'exige la loi.