1. Quiénes somos
Esta Política de privacidad es emitida por Halogen Systems Inc. («Halogen Systems», «nosotros» o «nuestro»), una sociedad constituida en Nevada con oficinas principales en 8985 Double Diamond Pkwy, Unit B10, Reno, NV 89521, United States. Somos responsables del tratamiento de la información personal recopilada a través de nuestros sitios web halogensys.com y halogensystems.com (en conjunto, los «Sitios»), nuestros portales de clientes y nuestros productos y servicios (colectivamente, los «Servicios»).
2. Información que recopilamos
2.1 Información que usted nos proporciona
- Información de contacto y consulta — nombre, dirección de correo electrónico, número de teléfono, nombre de la empresa, cargo y cualquier mensaje o contenido que envíe mediante nuestros formularios de contacto, solicitudes de presupuesto o descargas de contenido con acceso mediante registro.
- Información de la cuenta — credenciales e información identificativa que proporciona al registrarse en un portal de clientes, la herramienta de seguimiento de pedidos Where's My Stuff, el portal de representantes de ventas o los servicios de formación.
- Información de transacciones — direcciones de facturación y envío, órdenes de compra, solicitudes de RMA, referencias de pago y correspondencia relacionada. No recopilamos ni almacenamos números completos de tarjetas de pago; los pagos son procesados por proveedores externos de procesamiento de pagos.
- Soporte y comunicaciones — registros de sus comunicaciones con nosotros, incluidos tickets de soporte, correos electrónicos, llamadas grabadas (cuando sea legal y se haya informado) y mensajes enviados mediante herramientas de chat o comentarios.
- Preferencias de marketing — su estado de suscripción a boletines o actualizaciones de productos y sus interacciones con nuestros correos electrónicos de marketing (aperturas, clics).
2.2 Información recopilada automáticamente
- Datos del dispositivo y de la conexión — Dirección IP, tipo y versión del navegador, sistema operativo, tipo de dispositivo, preferencias de idioma, URL de referencia y marcas de tiempo.
- Datos de uso — páginas vistas, enlaces pulsados, tiempo dedicado, rutas de navegación, consultas de búsqueda y descargas.
- Grabación de sesiones y mapas de calor — mediante Microsoft Clarity recopilamos grabaciones anonimizadas de cómo interactúan los visitantes con nuestros Sitios (movimientos del ratón, desplazamientos, clics y navegación entre páginas). Clarity oculta por defecto las entradas de formularios y el texto que identifica personalmente. Puede excluirse mediante nuestro banner de consentimiento de cookies.
- Cookies y tecnologías similares: consulte nuestra Política de cookies para ver la lista completa de cookies que utilizamos y cómo gestionarlas.
2.3 Información de terceros
Podemos recibir información sobre usted de socios comerciales, representantes de ventas, distribuidores, fuentes públicas (como registros de adquisiciones de empresas de agua), proveedores de enriquecimiento de datos (como ZoomInfo) y plataformas de redes sociales cuando interactúa con nosotros a través de ellas.
2.4 Información sensible
No recopilamos intencionadamente información personal sensible (como documentos de identidad oficiales, números de cuentas financieras, información sanitaria, datos biométricos o geolocalización precisa). No nos envíe esa información mediante nuestros formularios o comunicaciones.
3. Cómo utilizamos su información
Utilizamos información personal con los siguientes fines:
- Para responder a sus consultas, solicitudes de cotización y solicitudes de soporte.
- Para proporcionar, operar y mantener nuestros productos, portales y Servicios.
- Para procesar pedidos, enviar productos, gestionar RMA y proporcionar seguimiento de pedidos.
- Para enviarle comunicaciones transaccionales (confirmaciones de pedido, actualizaciones de envío, avisos de servicio) y, cuando haya dado su consentimiento o cuando lo permita la ley, comunicaciones de marketing sobre nuestros productos, contenidos técnicos y eventos.
- Para enviar SMS/mensajes de texto cuando haya proporcionado su número de teléfono y dado su consentimiento, con los fines que haya aceptado (como responder a su consulta o enviarle actualizaciones solicitadas). La frecuencia de los mensajes puede variar y pueden aplicarse tarifas de mensajes y datos. Puede darse de baja en cualquier momento respondiendo STOP, o responder HELP para recibir ayuda.
- Para analizar cómo se utilizan nuestros Sitios y Servicios, resolver problemas técnicos y mejorar la experiencia de usuario y la calidad del contenido.
- Para proteger la seguridad de nuestros Sitios, prevenir el fraude, hacer cumplir nuestras Condiciones y cumplir obligaciones legales.
- Para realizar operaciones empresariales internas, incluidas contabilidad, auditorías e informes.
4. Bases legales para el procesamiento (EEE, Reino Unido y Suiza)
Si se encuentra en el Espacio Económico Europeo, el Reino Unido o Suiza, nos basamos en los siguientes fundamentos jurídicos conforme al RGPD y las leyes equivalentes:
- Consentimiento — para cookies no esenciales, grabación de sesiones y correos electrónicos de marketing. Puede retirar su consentimiento en cualquier momento.
- Ejecución de un contrato — para tramitar pedidos, entregar productos, proporcionar acceso a portales y responder a solicitudes de soporte.
- Intereses legítimos — para operar nuestros Sitios, proteger nuestros Servicios, comunicarnos con contactos comerciales y desarrollar actividades comerciales coherentes con sus expectativas razonables.
- Obligación legal — para cumplir las leyes fiscales, contables, de control de exportaciones y otras leyes aplicables.
5. Cómo compartimos su información
No vendemos su información personal. Compartimos información con las siguientes categorías de destinatarios, solo cuando es necesario:
- Proveedores de servicios que procesan información en nuestro nombre, incluidos:
- HubSpot (CRM, formularios de contacto, marketing por correo electrónico)
- Google LLC (Google Analytics, Google Ads, Google Workspace)
- Microsoft Corporation (Microsoft 365, Microsoft Clarity)
- Vercel Inc. (alojamiento y análisis del sitio web)
- Oracle NetSuite (ERP, gestión de pedidos)
- FedEx y UPS (seguimiento y entrega de envíos)
- Sanity.io (gestión de contenidos, cuando se activa)
- Fireflies, Canva, Notion, monday.com, Stripe y herramientas comerciales similares que utilizamos para operar
- Distribuidores y representantes de ventas autorizados de su región, cuando sea necesario para responder a su consulta o cumplir un pedido.
- Asesores profesionales — asesores jurídicos, contables, auditores y aseguradoras.
- Adquirentes — si Halogen Systems participa en una fusión, adquisición, reorganización o venta de activos, su información puede transferirse como parte de esa transacción, sujeta a las protecciones habituales de confidencialidad.
- Autoridades gubernamentales y judiciales — cuando lo exijan la ley, una orden judicial o una citación, o para proteger nuestros derechos, bienes o seguridad, o los de terceros.
5.1 Información móvil y SMS
No se compartirá información de telefonía móvil con terceros ni entidades afiliadas con fines de marketing o promoción. Todas las categorías anteriores excluyen los datos de aceptación y consentimiento del remitente de mensajes de texto; esta información no se compartirá con ningún tercero.
6. Transferencias internacionales de datos
Halogen Systems tiene su sede en Estados Unidos y muchos de nuestros proveedores de servicios operan en Estados Unidos y otros países. Si accede a nuestros Sitios o Servicios desde fuera de Estados Unidos, su información se transferirá, procesará y almacenará en Estados Unidos y posiblemente en otras jurisdicciones.
Para transferencias de información personal desde el Espacio Económico Europeo, el Reino Unido o Suiza a Estados Unidos u otros países que no hayan sido reconocidos como proveedores de un nivel adecuado de protección de datos, nos basamos en garantías apropiadas, incluidas las Cláusulas Contractuales Tipo (SCC) de la Comisión Europea y el Apéndice del Reino Unido para Transferencias Internacionales de Datos, complementadas con medidas técnicas y organizativas adicionales cuando sea necesario.
7. ¿Cuánto tiempo conservamos su información?
Conservamos información personal solo durante el tiempo necesario para los fines establecidos en esta Política, incluidos:
- Consultas y clientes potenciales — generalmente hasta 36 meses desde su última interacción con nosotros, tras lo cual eliminamos o anonimizamos los datos salvo que mantengamos una relación comercial.
- Registros de clientes — durante nuestra relación comercial más el período exigido por las leyes fiscales, de garantía y contabilidad aplicables (normalmente 7 años).
- Datos de marketing — hasta que cancele la suscripción o se oponga de otro modo, más una breve conservación en una lista de exclusión para respetar su decisión.
- Análisis web y grabaciones de sesiones — generalmente hasta 14 meses (Google Analytics) y 1 año (Microsoft Clarity).
- Registros legales y de cumplimiento — durante el período exigido por la legislación aplicable.
8. Sus derechos
Dependiendo de su ubicación, puede tener los siguientes derechos con respecto a su información personal:
- El derecho a acceder a la información personal que tenemos sobre usted.
- El derecho a corregir información inexacta o incompleta.
- El derecho a la eliminación (sujeto a los requisitos legales y contractuales de conservación).
- El derecho a limitar el tratamiento u oponerse a él.
- El derecho a la portabilidad de los datos.
- El derecho a retirar el consentimiento en cualquier momento.
- El derecho a presentar una reclamación ante una autoridad de control.
Para ejercer estos derechos, contáctenos en info@halogensys.com. Responderemos dentro del plazo exigido por la legislación aplicable (generalmente 30 días). Es posible que necesitemos verificar su identidad antes de atender su solicitud.
9. Residentes de California (CCPA/CPRA)
Si reside en California, tiene derechos adicionales conforme a la Ley de Privacidad del Consumidor de California (CCPA), modificada por la Ley de Derechos de Privacidad de California (CPRA):
- Derecho a saber — qué categorías y datos específicos de información personal hemos recopilado sobre usted, las fuentes, los fines y las categorías de terceros con quienes la hemos compartido.
- Derecho de eliminación — su información personal, sujeta a las excepciones legales.
- Derecho de rectificación — información personal inexacta.
- Derecho a rechazar la «venta» o el «intercambio» para publicidad conductual entre contextos. No vendemos información personal a cambio de una contraprestación monetaria. Podemos «compartir» información limitada con socios publicitarios (como Google y LinkedIn) con fines publicitarios; puede rechazarlo mediante el aviso de consentimiento de cookies o enviando un correo a info@halogensys.com.
- Derecho a limitar el uso de información personal sensible — no utilizamos información personal sensible más allá de lo permitido por la CCPA.
- Derecho a la no discriminación — no denegaremos servicios, cobraremos precios diferentes ni ofreceremos una calidad de servicio distinta por el hecho de que haya ejercido sus derechos.
Puede presentar una solicitud verificable de consumidor enviando un correo electrónico a info@halogensys.com con el asunto «California Privacy Request.». Los agentes autorizados pueden presentar solicitudes con prueba de autorización.
10. Señales «Do Not Track»
Algunos navegadores ofrecen una señal «Do Not Track» (no rastrear). No existe un consenso en el sector sobre cómo responder a estas señales; actualmente no cambiamos nuestras prácticas en respuesta a señales DNT. Respetamos las señales Global Privacy Control (GPC) cuando lo exige la ley.
11. Niños
Nuestros Sitios y Servicios no están dirigidos a menores de 16 años, y no recopilamos a sabiendas información personal de menores. Si cree que hemos recopilado información de un menor de forma inadvertida, contáctenos y la eliminaremos.
12. Seguridad
Utilizamos medidas técnicas y organizativas comercialmente razonables diseñadas para proteger la información personal contra acceso, divulgación, alteración o destrucción no autorizados. Estas medidas incluyen cifrado en tránsito (TLS), controles de acceso, formación de empleados, limitación de solicitudes y revisión continua de seguridad. Sin embargo, ningún sistema es perfectamente seguro y no podemos garantizar seguridad absoluta.
13. Enlaces de terceros
Nuestros Sitios pueden contener enlaces a sitios web y servicios de terceros que no controlamos. No somos responsables de las prácticas de privacidad de esos terceros. Revise sus políticas de privacidad antes de proporcionarles información personal.
14. Cambios a esta política
Podemos actualizar esta Política de Privacidad periódicamente. Publicaremos la Política revisada en esta página con una nueva fecha de «Última actualización». Si realizamos cambios sustanciales, proporcionaremos un aviso adicional (como un banner en nuestros Sitios o un correo electrónico a usuarios registrados). Su uso continuado de los Servicios después de la fecha de entrada en vigor constituye su aceptación de la Política revisada.
15. Contacto y quejas
Si tiene preguntas, inquietudes o quejas sobre esta Política de Privacidad o nuestro tratamiento de su información personal, contacte con nuestro equipo de privacidad:
Halogen Systems Inc.
A la atención de: Equipo de Privacidad
8985 Double Diamond Pkwy, Unit B10
Reno, NV 89521, EE. UU.
Correo electrónico: info@halogensys.com
Teléfono: 775.832.0495
Los residentes del EEE/Reino Unido también pueden presentar una queja ante su autoridad supervisora de protección de datos local. Actualmente no estamos obligados a designar un representante de la UE, pero cooperaremos con las autoridades supervisoras según lo exige la ley.