1. Wer wir sind
Diese Datenschutzerklärung wird von Halogen Systems Inc. ("Halogen Systems", "wir", "uns" oder "unser") herausgegeben, einer Gesellschaft nach dem Recht Nevadas mit Hauptgeschäftssitz in 8985 Double Diamond Pkwy, Unit B10, Reno, NV 89521, United States. Wir sind der Verantwortliche für personenbezogene Daten, die über unsere Websites halogensys.com und halogensystems.com (zusammen die "Websites"), unsere Kundenportale sowie unsere Produkte und Dienstleistungen (zusammen die "Dienste") erhoben werden.
2. Informationen, die wir sammeln
2.1 Informationen, die Sie uns zur Verfügung stellen
- Kontakt- und Anfrageinformationen — Name, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Firmenname, Position sowie Nachrichten oder Inhalte, die Sie über unsere Kontaktformulare, Angebotsanfragen oder zugangsbeschränkten Inhaltsdownloads übermitteln.
- Kontoinformationen — Zugangsdaten und Identifizierungsangaben, die Sie bei der Registrierung für ein Kundenportal, das Bestellverfolgungswerkzeug Where's My Stuff, das Vertriebsportal oder Schulungsdienste bereitstellen.
- Transaktionsinformationen — Rechnungs- und Lieferadressen, Bestellungen, RMA-Anfragen, Zahlungsreferenzen und zugehörige Korrespondenz. Wir erfassen oder speichern keine vollständigen Zahlungskartennummern; Zahlungen werden von externen Zahlungsdienstleistern abgewickelt.
- Support und Kommunikation — Aufzeichnungen Ihrer Kommunikation mit uns, einschließlich Supporttickets, E-Mails, aufgezeichneter Anrufe (soweit rechtmäßig und offengelegt) sowie Nachrichten über Chat- oder Feedbackwerkzeuge.
- Marketingpräferenzen — Ihr Abonnementstatus für Newsletter oder Produktaktualisierungen und Ihre Interaktionen mit unseren Marketing-E-Mails (Öffnungen, Klicks).
2.2 Automatisch gesammelte Informationen
- Geräte- und Verbindungsdaten — IP-Adresse, Browsertyp und -version, Betriebssystem, Gerätetyp, Spracheinstellungen, verweisende URL und Zeitstempel.
- Nutzungsdaten — aufgerufene Seiten, angeklickte Links, Verweildauer, Navigationspfade, Suchanfragen und Downloads.
- Sitzungsaufzeichnung und Heatmaps — über Microsoft Clarity erfassen wir anonymisierte Aufzeichnungen darüber, wie Besucher mit unseren Websites interagieren (Mausbewegungen, Scrollen, Klicks, Seitennavigation). Clarity maskiert Formulareingaben und persönlich identifizierende Texte standardmäßig. Sie können über unser Cookie-Einwilligungsbanner widersprechen.
- Cookies und ähnliche Technologien — eine vollständige Liste der von uns verwendeten Cookies und Hinweise zu ihrer Verwaltung finden Sie in unserer Cookie-Richtlinie.
2.3 Informationen von Dritten
Wir können Informationen über Sie von Geschäftspartnern, Vertriebsvertretern, Händlern, öffentlichen Quellen (wie Beschaffungsunterlagen von Versorgungsunternehmen), Anbietern von Datenanreicherung (wie ZoomInfo) und Social-Media-Plattformen erhalten, wenn Sie dort mit uns interagieren.
2.4 Vertrauliche Informationen
Wir erheben nicht absichtlich sensible personenbezogene Daten (etwa amtliche Ausweisnummern, Finanzkontonummern, Gesundheitsinformationen, biometrische Daten oder präzise Standortdaten). Bitte übermitteln Sie uns solche Informationen nicht über unsere Formulare oder Kommunikationskanäle.
3. Wie wir Ihre Informationen verwenden
Wir verwenden personenbezogene Informationen für folgende Zwecke:
- Um Ihre Anfragen, Angebotsanfragen und Support-Tickets zu beantworten.
- Um unsere Produkte, Portale und Dienste bereitzustellen, zu betreiben und zu warten.
- Um Bestellungen zu bearbeiten, Produkte zu versenden, RMAs zu verwalten und die Bestellverfolgung bereitzustellen.
- Um Ihnen transaktionsbezogene Mitteilungen (Auftragsbestätigungen, Versandaktualisierungen, Servicehinweise) sowie, wenn Sie eingewilligt haben oder dies gesetzlich zulässig ist, Marketingmitteilungen zu unseren Produkten, technischen Inhalten und Veranstaltungen zu senden.
- Um SMS/Textnachrichten zu senden, wenn Sie Ihre Telefonnummer angegeben und eingewilligt haben, und zwar für die von Ihnen gewählten Zwecke (etwa die Beantwortung Ihrer Anfrage oder das Senden angeforderter Aktualisierungen). Die Nachrichtenhäufigkeit kann variieren; Nachrichten- und Datengebühren können anfallen. Sie können sich jederzeit mit der Antwort STOP abmelden oder mit HELP Unterstützung anfordern.
- Um die Nutzung unserer Websites und Dienste zu analysieren, technische Probleme zu beheben und Nutzererfahrung sowie Inhaltsqualität zu verbessern.
- Zum Schutz der Sicherheit unserer Websites, zur Betrugsprävention, zur Durchsetzung unserer Bedingungen und zur Erfüllung gesetzlicher Pflichten.
- Zur Durchführung interner Geschäftsabläufe einschließlich Buchhaltung, Prüfungen und Berichterstattung.
4. Rechtsgrundlagen für die Verarbeitung (EWR, Vereinigtes Königreich und Schweiz)
Wenn Sie sich im Europäischen Wirtschaftsraum, im Vereinigten Königreich oder in der Schweiz befinden, stützen wir uns auf die folgenden Rechtsgrundlagen gemäß der DSGVO und gleichwertigen Gesetzen:
- Einwilligung — für nicht notwendige Cookies, Sitzungsaufzeichnungen und Marketing-E-Mails. Sie können Ihre Einwilligung jederzeit widerrufen.
- Vertragserfüllung — um Bestellungen auszuführen, Produkte zu liefern, Portalzugang bereitzustellen und Supportanfragen zu beantworten.
- Berechtigte Interessen — um unsere Websites zu betreiben, unsere Dienste abzusichern, mit Geschäftskontakten zu kommunizieren und Geschäftsentwicklung im Einklang mit Ihren berechtigten Erwartungen zu verfolgen.
- Gesetzliche Verpflichtung — zur Einhaltung von Steuer-, Rechnungslegungs-, Exportkontroll- und anderen geltenden Gesetzen.
5. Wie wir Ihre Informationen weitergeben
Wir verkaufen Ihre personenbezogenen Daten nicht. Wir geben Informationen nur bei Bedarf an die folgenden Empfängerkategorien weiter:
- Dienstleister, die Informationen in unserem Auftrag verarbeiten, darunter:
- HubSpot (CRM, Kontaktformulare, E-Mail-Marketing)
- Google LLC (Google Analytics, Google Ads, Google Workspace)
- Microsoft Corporation (Microsoft 365, Microsoft Clarity)
- Vercel Inc. (Websitehosting und Analyse)
- Oracle NetSuite (ERP, Auftragsverwaltung)
- FedEx und UPS (Sendungsverfolgung und Zustellung)
- Sanity.io (Inhaltsverwaltung — sofern aktiviert)
- Fireflies, Canva, Notion, monday.com, Stripe und ähnliche Geschäftswerkzeuge, die wir für unseren Betrieb verwenden
- Autorisierte Vertriebspartner und Handelsvertreter in Ihrer Region, soweit dies zur Beantwortung Ihrer Anfrage oder zur Ausführung einer Bestellung erforderlich ist.
- Fachberater — Rechtsberater, Buchhalter, Wirtschaftsprüfer und Versicherer.
- Erwerber — ist Halogen Systems an einer Fusion, Übernahme, Umstrukturierung oder einem Verkauf von Vermögenswerten beteiligt, können Ihre Informationen im Rahmen dieser Transaktion unter üblichen Vertraulichkeitsschutzmaßnahmen übertragen werden.
- Staatliche Behörden und Justizbehörden — wenn dies gesetzlich, durch Gerichtsbeschluss oder Vorladung erforderlich ist oder zum Schutz unserer Rechte, unseres Eigentums oder unserer Sicherheit beziehungsweise derjenigen anderer.
5.1 Mobilfunkbezogene Informationen und SMS
Mobilfunkbezogene Daten werden nicht zu Marketing- oder Werbezwecken an Dritte oder verbundene Unternehmen weitergegeben. Sämtliche oben genannten Kategorien schließen die Opt-in-Daten und Einwilligung der Urheber von Textnachrichten aus; diese Informationen werden nicht an Dritte weitergegeben.
6. Internationale Datenübertragungen
Halogen Systems hat seinen Sitz in den Vereinigten Staaten, und viele unserer Dienstleister sind in den Vereinigten Staaten und anderen Ländern tätig. Wenn Sie von außerhalb der Vereinigten Staaten auf unsere Websites oder Dienste zugreifen, werden Ihre Daten in die Vereinigten Staaten und möglicherweise andere Rechtsgebiete übertragen und dort verarbeitet und gespeichert.
Bei der Übermittlung personenbezogener Daten aus dem Europäischen Wirtschaftsraum, dem Vereinigten Königreich oder der Schweiz in die Vereinigten Staaten oder andere Länder, denen kein angemessenes Datenschutzniveau zuerkannt wurde, stützen wir uns auf geeignete Garantien. Dazu zählen die Standardvertragsklauseln (SCC) der Europäischen Kommission und der britische Zusatz für internationale Datenübermittlungen, bei Bedarf ergänzt durch zusätzliche technische und organisatorische Maßnahmen.
7. Wie lange wir Ihre Daten aufbewahren
Wir bewahren personenbezogene Daten nur so lange auf, wie es für die in dieser Richtlinie beschriebenen Zwecke erforderlich ist, einschließlich:
- Anfragen und Interessenten — im Allgemeinen bis zu 36 Monate nach Ihrer letzten Interaktion mit uns; anschließend löschen oder anonymisieren wir die Daten, sofern keine laufende Geschäftsbeziehung besteht.
- Kundendatensätze — für die Dauer unserer Geschäftsbeziehung zuzüglich der nach geltendem Steuer-, Gewährleistungs- und Rechnungslegungsrecht vorgeschriebenen Frist (in der Regel 7 Jahre).
- Marketingdaten — bis Sie sich abmelden oder anderweitig widersprechen, zuzüglich einer kurzen Aufbewahrung in einer Sperrliste, um Ihre Abmeldung zu beachten.
- Webanalyse und Sitzungsaufzeichnungen — in der Regel bis zu 14 Monate (Google Analytics) und 1 Jahr (Microsoft Clarity).
- Rechts- und Compliance-Unterlagen — für den nach geltendem Recht erforderlichen Zeitraum.
8. Ihre Rechte
Je nach Ihrem Standort können Ihnen die folgenden Rechte in Bezug auf Ihre personenbezogenen Daten zustehen:
- Das Recht auf Zugang zu den personenbezogenen Informationen, die wir über Sie speichern.
- Das Recht auf Berichtigung unrichtiger oder unvollständiger Informationen.
- Das Recht auf Löschung (vorbehaltlich gesetzlicher und vertraglicher Aufbewahrungspflichten).
- Das Recht, die Verarbeitung einzuschränken oder ihr zu widersprechen.
- Das Recht auf Datenübertragbarkeit.
- Das Recht, die Einwilligung jederzeit zu widerrufen.
- Das Recht, bei einer Aufsichtsbehörde Beschwerde einzulegen.
Um diese Rechte auszuüben, kontaktieren Sie uns unter info@halogensys.com. Wir antworten innerhalb der gesetzlich vorgeschriebenen Frist (in der Regel 30 Tage). Möglicherweise müssen wir Ihre Identität überprüfen, bevor wir Ihrer Anfrage nachkommen.
9. Einwohner Kaliforniens (CCPA/CPRA)
Wenn Sie in Kalifornien ansässig sind, haben Sie zusätzliche Rechte nach dem California Consumer Privacy Act (CCPA) in der durch den California Privacy Rights Act (CPRA) geänderten Fassung:
- Recht auf Auskunft — welche Kategorien und konkreten personenbezogenen Informationen wir über Sie erhoben haben, deren Quellen, die Zwecke und die Kategorien Dritter, mit denen wir sie geteilt haben.
- Recht auf Löschung — Ihre personenbezogenen Daten, vorbehaltlich gesetzlicher Ausnahmen.
- Recht auf Berichtigung — unrichtige personenbezogene Daten.
- Recht auf Widerspruch gegen „Verkauf“ oder „Weitergabe“ — für kontextübergreifende verhaltensbasierte Werbung. Wir verkaufen keine personenbezogenen Daten gegen Geld. Wir können begrenzte Informationen zu Werbezwecken mit Werbepartnern (wie Google und LinkedIn) „teilen“; Sie können dem über das Cookie-Einwilligungsbanner oder per E-Mail an info@halogensys.com widersprechen.
- Recht auf Einschränkung der Verwendung sensibler personenbezogener Informationen — wir verwenden sensible personenbezogene Daten nicht über das nach dem CCPA zulässige Maß hinaus.
- Recht auf Nichtdiskriminierung — wir verweigern keine Dienste, verlangen keine anderen Preise und bieten keine andere Dienstleistungsqualität, weil Sie Ihre Rechte ausgeübt haben.
Sie können eine überprüfbare Verbraucheranfrage per E-Mail an info@halogensys.com mit der Betreffzeile „California Privacy Request.“ einreichen. Bevollmächtigte Vertreter können Anfragen mit einem Nachweis ihrer Vollmacht einreichen.
10. „Do Not Track“-Signale
Einige Browser bieten ein „Do Not Track“-Signal. Es gibt keinen branchenweiten Konsens zum Umgang mit diesen Signalen; derzeit ändern wir unsere Praktiken nicht aufgrund von DNT-Signalen. Global-Privacy-Control-Signale (GPC) berücksichtigen wir, soweit gesetzlich vorgeschrieben.
11. Kinder
Unsere Websites und Dienste richten sich nicht an Kinder unter 16 Jahren, und wir erheben wissentlich keine personenbezogenen Daten von Kindern. Wenn Sie glauben, dass wir versehentlich Daten eines Kindes erhoben haben, kontaktieren Sie uns bitte; wir werden sie löschen.
12. Sicherheit
Wir setzen wirtschaftlich angemessene technische und organisatorische Maßnahmen ein, um personenbezogene Daten vor unbefugtem Zugriff, Offenlegung, Veränderung oder Zerstörung zu schützen. Dazu gehören Transportverschlüsselung (TLS), Zugriffskontrollen, Mitarbeiterschulungen, Begrenzung der Anfragerate und laufende Sicherheitsprüfungen. Kein System ist jedoch vollkommen sicher, und wir können keine absolute Sicherheit garantieren.
13. Links von Drittanbietern
Unsere Websites können Links zu Websites und Diensten Dritter enthalten, die wir nicht kontrollieren. Wir sind nicht für deren Datenschutzpraktiken verantwortlich. Bitte lesen Sie ihre Datenschutzerklärungen, bevor Sie ihnen personenbezogene Daten bereitstellen.
14. Änderungen dieser Richtlinie
Wir können diese Datenschutzrichtlinie von Zeit zu Zeit aktualisieren. Wir veröffentlichen die überarbeitete Richtlinie auf dieser Seite mit einem neuen Datum „Zuletzt aktualisiert“. Bei wesentlichen Änderungen informieren wir zusätzlich, etwa durch ein Banner auf unseren Websites oder eine E-Mail an registrierte Nutzer. Ihre fortgesetzte Nutzung der Dienste nach dem Wirksamkeitsdatum gilt als Zustimmung zur überarbeiteten Richtlinie.
15. Kontakt und Beschwerden
Wenn Sie Fragen, Bedenken oder Beschwerden zu dieser Datenschutzerklärung oder zu unserem Umgang mit Ihren personenbezogenen Daten haben, wenden Sie sich an unser Datenschutzteam:
Halogen Systems Inc.
Zu Händen des Datenschutzteams
8985 Double Diamond Pkwy, Unit B10
Reno, NV 89521, USA
E-Mail: info@halogensys.com
Telefon: 775.832.0495
Einwohner des EWR/Vereinigten Königreichs können außerdem bei ihrer örtlichen Datenschutzaufsichtsbehörde Beschwerde einlegen. Wir sind derzeit nicht verpflichtet, einen EU-Vertreter zu benennen, werden jedoch im gesetzlich vorgeschriebenen Umfang mit den Aufsichtsbehörden zusammenarbeiten.