1. 当社について
本プライバシーポリシーは、8985 Double Diamond Pkwy, Unit B10, Reno, NV 89521, United Statesに主たる事務所を置くネバダ州法人であるHalogen Systems Inc.（「Halogen Systems」または「当社」）が発行するものです。当社は、当社ウェブサイトhalogensys.comおよびhalogensystems.com（合わせて「本サイト」）、顧客ポータル、ならびに当社の製品およびサービス（総称して「本サービス」）を通じて収集される個人情報の管理者です。
2. 収集する情報
2.1 お客様が提供する情報
- 連絡・問い合わせ情報 — 氏名、メールアドレス、電話番号、会社名、役職、お問い合わせフォーム、見積もり依頼、登録が必要なコンテンツのダウンロードを通じて送信するメッセージやコンテンツ。
- アカウント情報 — 顧客ポータル、Where's My Stuff注文追跡ツール、営業担当者ポータル、トレーニングサービスへの登録時に提供される認証情報および本人識別情報。
- 取引情報 — 請求先・配送先住所、発注書、RMA申請、支払い参照情報、関連するやり取り。当社は決済カード番号の全桁を収集・保存しません。決済は第三者の決済処理業者が行います。
- サポートと連絡 — サポートチケット、メール、録音した通話（合法で告知済みの場合）、チャットやフィードバックツールから送信されたメッセージを含む、当社とのやり取りの記録。
- マーケティング設定 — ニュースレターや製品情報の購読状況、マーケティングメールへの反応（開封、クリック）。
2.2 自動的に収集される情報
- 機器と接続のデータ — IPアドレス、ブラウザーの種類とバージョン、オペレーティングシステム、端末の種類、言語設定、参照元URL、タイムスタンプ。
- 利用データ — 閲覧ページ、クリックしたリンク、滞在時間、移動経路、検索語句、ダウンロード。
- セッション録画とヒートマップ — Microsoft Clarityを通じて、訪問者による当社サイトの操作（マウス移動、スクロール、クリック、ページ移動）の匿名化された記録を収集します。Clarityは初期設定で、フォーム入力と個人を識別するテキストをマスクします。Cookie同意バナーからオプトアウトできます。
- Cookieおよび類似の技術 — 当社が使用するCookieの一覧と管理方法については、当社のCookieポリシーをご覧ください。
2.3 第三者からの情報
当社は、ビジネスパートナー、営業担当者、販売代理店、公的情報源（水道事業者の調達記録など）、データ拡充サービス提供者（ZoomInfoなど）、およびお客様が当社とやり取りするソーシャルメディアプラットフォームから、お客様に関する情報を受け取ることがあります。
2.4 機微情報
当社は、機微な個人情報（政府発行の身分証明書、金融口座番号、健康情報、生体情報、正確な位置情報など）を意図的に収集しません。フォームや連絡を通じて、このような情報を当社に送信しないでください。
3. 情報の利用方法
個人情報を次の目的に使用します：
- お問い合わせ、見積もり依頼、サポートチケットに対応するため。
- 当社の製品、ポータル、サービスを提供、運用、維持するため。
- 注文処理、製品発送、RMA管理、注文追跡の提供のため。
- 取引に関する連絡（注文確認、発送状況、サービス通知）を送り、同意いただいた場合または法律で認められる場合に、製品、技術コンテンツ、イベントのマーケティング連絡を送るため。
- 電話番号を提供し同意された場合に、お客様が選択した目的（お問い合わせへの回答や希望された更新情報の送信など）でSMS／テキストメッセージを送るため。送信頻度は変わる場合があり、メッセージ・データ料金が適用される場合があります。STOPと返信すればいつでも停止でき、HELPと返信すれば支援を受けられます。
- 当社サイトとサービスの利用状況を分析し、技術的問題を解決し、利用体験とコンテンツ品質を改善するため。
- サイトのセキュリティを守り、不正を防ぎ、規約を執行し、法的義務を遵守するため。
- 会計、監査、報告などの社内業務を実施するため。
4. 処理の法的根拠（EEA、英国、スイス）
欧州経済領域、英国、スイスに所在する場合、当社はGDPRおよび同等の法律に基づき、次の法的根拠に依拠します：
- 同意 — 必須ではないCookie、セッション記録、マーケティングメールについて。同意はいつでも撤回できます。
- 契約の履行 — 注文を履行し、製品を配送し、ポータルへのアクセスを提供し、サポート依頼に対応するため。
- 正当な利益 — 当社サイトを運営し、本サービスの安全を確保し、業務上の連絡先と連絡を取り、お客様の合理的な期待に沿った事業開発を行うため。
- 法的義務 — 税務、会計、輸出管理、その他の適用法を遵守するため。
5. 情報の共有方法
当社はお客様の個人情報を販売しません。必要な場合に限り、次の種類の受領者と情報を共有します：
- 当社に代わって情報を処理するサービス提供者。以下を含みます：
- HubSpot（CRM、お問い合わせフォーム、メールマーケティング）
- Google LLC（Google Analytics、Google Ads、Google Workspace）
- Microsoft Corporation（Microsoft 365、Microsoft Clarity）
- Vercel Inc.（ウェブサイトのホスティングと分析）
- Oracle NetSuite（ERP、注文管理）
- FedExとUPS（配送追跡と配達）
- Sanity.io（コンテンツ管理 — 有効化時）
- Fireflies、Canva、Notion、monday.com、Stripe、および事業運営に使用する同様のツール
- お問い合わせへの回答または注文の履行に必要な場合、お客様の地域の正規販売代理店および営業担当代理人。
- 専門アドバイザー — 法律顧問、会計士、監査人、保険会社。
- 買収者 — Halogen Systemsが合併、買収、再編、資産売却に関与する場合、通常の機密保護措置を条件に、その取引の一環としてお客様の情報が移転されることがあります。
- 政府機関および司法当局 — 法律、裁判所命令、召喚状により要求される場合、または当社もしくは他者の権利、財産、安全を保護するため。
5.1 モバイル情報およびSMS
モバイル情報をマーケティングや販促目的で第三者または関連会社と共有することはありません。上記のすべての分類から、テキストメッセージの送信元に関するオプトインデータと同意情報は除外されます。この情報を第三者と共有することはありません。
6. 国際的なデータ移転
Halogen Systemsは米国を拠点としており、当社の多くのサービス提供者は米国およびその他の国で事業を行っています。米国外から当社のサイトまたはサービスにアクセスする場合、お客様の情報は米国、および場合によってはその他の法域に移転され、そこで処理・保存されます。
欧州経済領域、英国、スイスから、米国または十分なデータ保護水準を提供すると認められていないその他の国へ個人情報を移転する場合、当社は欧州委員会の標準契約条項（SCC）および英国の国際データ移転補遺を含む適切な保護措置に依拠し、必要に応じて追加の技術的・組織的措置で補完します。
7. 情報の保持期間
当社は、次の事項を含む本ポリシーに定める目的に必要な期間に限り、個人情報を保持します：
- お問い合わせと見込み顧客 — 通常、当社との最後のやり取りから最大36か月。その後、継続的な取引関係がない限り、データを削除または匿名化します。
- 顧客記録 — 取引関係の継続期間に加え、適用される税務、保証、会計の法律で要求される期間（通常7年）。
- マーケティングデータ — 購読を解除するか、その他の異議を申し立てるまで。加えて、オプトアウトを尊重するため、配信停止リストを短期間保持します。
- ウェブ分析とセッション記録 — 通常、最大14か月（Google Analytics）および1年（Microsoft Clarity）。
- 法務・規制適合記録 — 適用法で要求される期間。
8. お客様の権利
お住まいの地域によっては、個人情報に関して以下の権利を有する場合があります。
- 当社が保有するご自身の個人情報にアクセスする権利。
- 不正確または不完全な情報を訂正する権利。
- 削除を求める権利（法的・契約上の保存要件に従います）。
- 処理を制限し、または処理に異議を申し立てる権利。
- データポータビリティの権利。
- いつでも同意を撤回する権利。
- 監督機関に苦情を申し立てる権利。
これらの権利を行使するには、info@halogensys.comまでご連絡ください。適用法で定められた期間内（通常30日以内）に回答します。ご請求に応じる前に、ご本人であることの確認が必要になる場合があります。
9. カリフォルニア州居住者（CCPA / CPRA）
カリフォルニア州居住者には、カリフォルニア州プライバシー権法（CPRA）によって改正されたカリフォルニア州消費者プライバシー法（CCPA）に基づく追加の権利があります：
- 知る権利 — お客様について収集した個人情報の種類と具体的な内容、情報源、目的、共有先の第三者の種類。
- 削除する権利 — 法的な例外を条件とする、お客様の個人情報。
- 訂正する権利 — 不正確な個人情報。
- 「販売」または「共有」をオプトアウトする権利 — コンテキスト横断型の行動ターゲティング広告を対象とします。当社は金銭の対価として個人情報を販売しません。広告目的で、GoogleやLinkedInなどの広告パートナーと限定的な情報を「共有」する場合があります。Cookie同意バナー、またはinfo@halogensys.comへのメールでオプトアウトできます。
- 機微な個人情報の使用を制限する権利 — 当社は、CCPAで許可された範囲を超えて機微な個人情報を使用しません。
- 差別を受けない権利 — 権利を行使したことを理由に、サービスを拒否したり、異なる価格を請求したり、サービスの品質を変えたりすることはありません。
確認可能な消費者請求は、件名を「California Privacy Request.」としてinfo@halogensys.comへメールで送信できます。正式に権限を与えられた代理人は、その権限を証明する書類を添えて請求を提出できます。
10. 「Do Not Track」シグナル
一部のブラウザーは「Do Not Track」信号を提供します。これらの信号への対応について業界で合意はなく、当社は現在DNT信号に応じて運用を変更していません。法律で要求される場合は、Global Privacy Control（GPC）信号を尊重します。
11. 児童
当社のサイトおよびサービスは16歳未満の子どもを対象としておらず、子どもの個人情報を意図的に収集することはありません。子どもの情報を誤って収集したと思われる場合は、当社にご連絡ください。当該情報を削除します。
12. セキュリティ
当社は、個人情報を不正なアクセス、開示、改変、破壊から保護するために設計された、商業的に合理的な技術的・組織的対策を講じています。これには、通信時の暗号化（TLS）、アクセス制御、従業員研修、レート制限、継続的なセキュリティ確認が含まれます。ただし、完全に安全なシステムはなく、絶対的な安全性を保証することはできません。
13. 第三者のリンク
当社サイトには、当社が管理していない第三者のウェブサイトやサービスへのリンクが含まれる場合があります。当社はそれら第三者のプライバシー慣行について責任を負いません。個人情報を提供する前に、各第三者のプライバシーポリシーをご確認ください。
14. 本ポリシーの変更
当社は、本プライバシーポリシーを随時更新することがあります。改定後のポリシーは、新しい「最終更新日」とともにこのページに掲載します。重要な変更を行う場合は、当社サイト上のバナーや登録ユーザーへのメールなどで追加の通知を行います。効力発生日以降も本サービスの利用を継続した場合、改定後のポリシーに同意したものとみなされます。
15. お問い合わせおよび苦情
本プライバシーポリシーまたは当社による個人情報の取り扱いについて、ご質問、懸念、苦情がある場合は、プライバシー担当チームにご連絡ください：
Halogen Systems Inc.
宛先：プライバシーチーム
8985 Double Diamond Pkwy, Unit B10
Reno, NV 89521, USA
メール： info@halogensys.com
電話： 775.832.0495
EEA／英国の居住者は、地域のデータ保護監督当局に苦情を申し立てることもできます。当社は現在、EU代理人の指定を義務付けられていませんが、法律で要求される範囲で監督当局に協力します。